Case study: custom ERP για όμιλο 5 καταστημάτων εστίασης, σε 16 εβδομάδες

01 · Ο πελάτης

Οικογενειακός όμιλος εστίασης στα ελληνικά παράλια: πέντε καταστήματα, χτισμένα ένα-ένα μέσα σε δεκαπέντε χρόνια. Bistro θαλασσινών στη μαρίνα, εστιατόριο στην προβλήτα, ταβέρνα, bar-restaurant και καφέ. Τα ονόματα στο δημόσιο demo μας είναι placeholders — ο πελάτης ζήτησε να μείνει ανώνυμος και το σεβόμαστε. Όλα τα υπόλοιπα σε αυτό το case study είναι το πραγματικό έργο.

Κάθε κατάστημα είχε ανοίξει σε διαφορετική εποχή, από διαφορετικό συνδυασμό μελών της οικογένειας, και είχε κληρονομήσει τον δικό του τρόπο δουλειάς. Αυτό είναι φυσιολογικό. Είναι όμως, μετά από κάποιο μέγεθος, και ακριβό.

02 · Τι έτρεχαν πριν

• Τρία διαφορετικά cloud POS στα πέντε καταστήματα — δύο μοιράζονταν vendor, τα υπόλοιπα είχαν διαλέξει το δικό τους
• Αποθήκη σε Excel, ένα αρχείο ανά κουζίνα, από όποιον έκλεινε εκείνο το βράδυ
• Παραγγελίες προμηθευτών με τηλέφωνα και φωτογραφίες χειρόγραφων λιστών στο WhatsApp
• Ενοποιημένο P&L από τον λογιστή, περίπου τρεις εβδομάδες μετά το κλείσιμο του μήνα
• Καμία οθόνη, πουθενά, που να δείχνει πώς πάει ο όμιλος σήμερα

Το πραγματικό κόστος δεν ήταν οι συνδρομές. Ήταν ο ιδιοκτήτης που οδηγούσε κάθε βράδυ από κατάστημα σε κατάστημα για να κάνει τις ίδιες τρεις ερωτήσεις.

03 · Το scope — μία σελίδα, δεκαέξι εβδομάδες

Μετά από τέσσερις συζητήσεις discovery, βάλαμε στο τραπέζι ένα πλάνο μίας σελίδας: μία web εφαρμογή που καλύπτει POS, αποθήκη και business intelligence και για τα πέντε καταστήματα. On-prem, σε server στο back office του ομίλου — ο ιδιοκτήτης ήταν σαφής ότι δεκαπέντε χρόνια δεδομένων πωλήσεων δεν θα ζούσαν στο cloud κάποιου άλλου.

Δεκαέξι εβδομάδες, σταθερή line-item προσφορά, λειτουργικό software στα χέρια του πελάτη κάθε εβδομάδα από την πέμπτη εβδομάδα και μετά. Χωρίς status reports, χωρίς παρουσιάσεις.

04 · Εβδομάδες 1–4: δουλέψαμε στη σάλα

Πριν γράψουμε κώδικα, περάσαμε χρόνο και στα πέντε καταστήματα σε ώρα service — βλέποντας παραγγελίες να πηγαίνουν από το τραπέζι στην κουζίνα, το βραδινό κλείσιμο, και το πώς πραγματικά παραλαμβάνεται η πρωινή παράδοση προμηθευτή (γρήγορα, και από μνήμης).

• Κάθε κατάστημα είχε διαφορετικό τελετουργικό παραγγελιών, και καθένα υπήρχε για κάποιο λόγο. Το σύστημα έπρεπε να απορροφήσει τις διαφορές, όχι να τις ισοπεδώσει.
• Τα προβλήματα αποθέματος ανακαλύπτονταν πάντα την χειρότερη στιγμή — μέσα στο service. Η επείγουσα κατάσταση έπρεπε να φαίνεται πριν, όχι κατά τη διάρκεια.
• Το έμπειρο προσωπικό εμπιστευόταν το χαρτί, γιατί το χαρτί δεν είχε κρασάρει ποτέ. Ό,τι παραδίδαμε έπρεπε να είναι γρηγορότερο από το σημειωματάριο — αλλιώς θα έχανε.

05 · Εβδομάδες 5–16: χτίσιμο στα ανοιχτά

Πρώτα το POS — πιλοτικά στο καφέ, το μικρότερο και πιο συγχωρητικό κατάστημα, μετά rollout ένα-ένα. Δεύτερη η αποθήκη, με έναν κανόνα χωρίς συμβιβασμό: κάθε είδος που προβλέπεται να τελειώσει μέσα στο παράθυρο αναπαραγγελίας του σημαίνεται επείγον, ορατά, στο dashboard που βλέπουν όλοι — όχι θαμμένο σε αναφορά.

Το BI ήρθε τελευταίο, σκόπιμα. Όταν χτίστηκαν τα dashboards, το σύστημα είχε ήδη εβδομάδες πραγματικών συναλλαγών — έτσι κάθε γράφημα σχεδιάστηκε πάνω σε αληθινά δεδομένα: ζωντανά έσοδα ανά κατάστημα σε σχέση με τον μέσο όρο του, καλύμματα, μέσο ticket, περιθώριο.

06 · Τι βλέπει ο ιδιοκτήτης τώρα

Κάθε πρωί, μία οθόνη: τα χθεσινά έσοδα ανά κατάστημα σε σχέση με τον μέσο όρο, τα σημερινά καλύμματα όπως συμβαίνουν, μέσο ticket, περιθώριο ομίλου, και η λίστα επειγόντων αποθεμάτων — κάθε είδος σε πέντε κουζίνες που θα τελειώσει πριν την επόμενη παράδοση αν δεν κινηθεί κανείς.

Η βραδινή βόλτα στα καταστήματα γίνεται ακόμα. Αλλά πλέον για τους λόγους που πρέπει να πηγαίνει ένας ιδιοκτήτης — όχι για να μαζεύει νούμερα.

07 · Αποτελέσματα μετά την πρώτη σεζόν

• Η καθυστέρηση αναφορών έπεσε από τρεις εβδομάδες σε live — η ενοποιημένη εικόνα υπάρχει συνεχώς, όχι στο τέλος του μήνα
• Επτά συνδρομές και εργαλεία ενοποιήθηκαν σε ένα σύστημα, με ένα login ανά εργαζόμενο
• Τα stock-outs μέσα στο service σε σημασμένα είδη έπεσαν σχεδόν στο μηδέν μέσα στους πρώτους δύο μήνες
• Οι παραγγελίες προμηθευτών παράγονται από πραγματικά αποθέματα — όχι από μνήμη και WhatsApp
• Ο όμιλος έχει το σύστημα, τον server, και κάθε γραμμή των δεδομένων του

Θα δημοσιεύσουμε σκληρότερα οικονομικά νούμερα όταν περάσει ένας ολόκληρος χρόνος — μία σεζόν αρκεί για να φανεί η λειτουργική αλλαγή, αλλά δεν πιστεύουμε σε ετήσια ROI προβεβλημένα από ένα καλοκαίρι.

08 · Τι θα κάναμε διαφορετικά

Ενότητα ειλικρίνειας — γιατί αυτό είναι το νόημα αυτών των case studies. Δύο πράγματα:

Υποτιμήσαμε τον χρόνο εκπαίδευσης του έμπειρου προσωπικού. Το interface ήταν γρήγορο, αλλά δεκαπέντε χρόνια μυϊκής μνήμης είναι γρηγορότερα — έπρεπε να έχουμε προϋπολογίσει ώρες δίπλα-δίπλα σε ζωντανό service από την αρχή.

Χτίσαμε το δίγλωσσο interface με πρώτα τα αγγλικά και toggle για ελληνικά. Εκ των υστέρων, για ελληνική κουζίνα και ελληνική σάλα, έπρεπε να είναι ελληνικά-πρώτα από την πρώτη μέρα. Διορθώθηκε γρήγορα — αλλά ήταν δική μας υπόθεση, και ήταν λάθος.

09 · Δείτε το μόνοι σας

Υπάρχει ζωντανό, διαδραστικό demo του συστήματος στο https://www.oryaone.com/erp-demo — το dashboard, η προβολή καταστημάτων, η αποθήκη με τη λογική επειγόντων, και η οθόνη POS. Τα δεδομένα του demo είναι placeholder· το workflow είναι το πραγματικό.

Αν η επιχείρησή σας τρέχει σε τρία POS, έναν φάκελο spreadsheets, και έναν ιδιοκτήτη που μαζεύει νούμερα με το αυτοκίνητο — αυτό είναι το είδος έργου που κάνουμε scope σε τέσσερις συζητήσεις. Η πρώτη δεν κοστίζει τίποτα.

• case study
• ERP
• εστίαση
• on-prem