Πόσο κοστίζει το custom λογισμικό στην Ελλάδα το 2026;

Το custom λογισμικό στην Ελλάδα το 2026 κοστίζει συνήθως €3.000–€12.000 για ένα στοχευμένο εσωτερικό εργαλείο, €12.000–€40.000 για ένα portal πελατών με λογαριασμούς χρηστών, και €30.000–€120.000 ή περισσότερο για μια επιχειρησιακή πλατφόρμα που τρέχει βασικό κομμάτι της επιχείρησης. Είναι ενδεικτικά εύρη αγοράς για την Ελλάδα και τη Νότια Ευρώπη, χωρίς ΦΠΑ 24%, και μετακινούνται σημαντικά ανάλογα με το εύρος του έργου.

Η μεγάλη απόκλιση δεν είναι αοριστία. Δύο έργα που περιγράφονται και τα δύο ως «ένα portal» μπορεί να διαφέρουν πενταπλάσια σε κόστος, ανάλογα με το πόσοι ρόλοι χρηστών, πόσες διασυνδέσεις και πόση μεταφορά δεδομένων κρύβονται από κάτω. Ο οδηγός αυτός εξηγεί πού πηγαίνουν τα χρήματα, πώς λειτουργούν τα μοντέλα τιμολόγησης, τι συνεχίζετε να πληρώνετε μετά την παράδοση και πώς συγκρίνετε προσφορές χωρίς να σας παγιδεύσει ένα χαμηλό νούμερο που μεγαλώνει στην πορεία.

Αν ακόμα αποφασίζετε αν αξίζει καν να χτίσετε, διαβάστε πρώτα το custom λογισμικό ή SaaS. Η ανάπτυξη έχει νόημα μόνο όταν τα έτοιμα εργαλεία πραγματικά δεν ταιριάζουν στον τρόπο που δουλεύετε, ή όταν ο λογαριασμός των συνδρομών για τις «πατέντες» έχει γίνει το μεγαλύτερο κόστος.

Ενδεικτικό κόστος ανά τύπο έργου

Δείτε τον πίνακα ως αφετηρία για τη συζήτηση του προϋπολογισμού, όχι ως προσφορά. Ένας χρήσιμος εμπειρικός κανόνας: αν μπορείτε να περιγράψετε το σύστημα σε μία σελίδα και έχει λιγότερους από τρεις ρόλους χρηστών, μάλλον βρίσκεστε στο κάτω μισό του εύρους. Αν αντικαθιστά κάτι που ο κόσμος χρησιμοποιεί όλη μέρα, υπολογίστε το πάνω μισό.

Τι καθορίζει πραγματικά το κόστος

Το κόστος είναι, χοντρικά, ο αριθμός των αποφάσεων που πρέπει να παίρνει σωστά το λογισμικό, πολλαπλασιασμένος με τον αριθμό των διαφορετικών ανθρώπων για τους οποίους πρέπει να τις παίρνει. Στην πράξη, έξι παράγοντες εξηγούν τις περισσότερες διαφορές ανάμεσα στις προσφορές.

Εύρος: οθόνες, κανόνες και αυτόματες εργασίες

Καταγράψτε κάθε οθόνη και κάθε εργασία που τρέχει στο παρασκήνιο (νυχτερινές εισαγωγές, υπενθυμίσεις με email, δημιουργία PDF). Ένα σύστημα με 15 οθόνες και δύο εργασίες είναι άλλο έργο από ένα με 60 οθόνες και δέκα εργασίες, ακόμα κι αν και τα δύο είναι «ένα σύστημα παραγγελιών». Οι επιχειρησιακοί κανόνες που υπάρχουν μόνο στο μυαλό των ανθρώπων, όπως εκπτώσεις που ισχύουν μόνο για ορισμένους πελάτες ορισμένες μέρες, είναι η συχνότερη αιτία υποεκτίμησης.

Ρόλοι και δικαιώματα

Το «διαχειριστής και χρήστης» είναι φθηνό. Το «οι υπεύθυνοι καταστημάτων βλέπουν μόνο το δικό τους κατάστημα, ο λογιστής βλέπει τα πάντα αλλά δεν μπορεί να αλλάξει τίποτα, οι εξωτερικοί συνεργάτες βλέπουν μόνο τις δικές τους παραγγελίες» δεν είναι. Κάθε επιπλέον ρόλος πολλαπλασιάζει τις οθόνες, τις ειδικές περιπτώσεις και τον έλεγχο.

Διασυνδέσεις

Η σύνδεση με λογιστικό πρόγραμμα, με πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης για το myDATA της ΑΑΔΕ, με payment gateway, booking engine ή API courier είναι συχνά το σημείο όπου ξεφεύγει ο προϋπολογισμός. Ένα καλά τεκμηριωμένο REST API είναι γνωστό μέγεθος. Ένα παλιό σύστημα χωρίς API, ή ένα που απλώς στέλνει ένα CSV με email, κοστίζει περισσότερο και χαλάει συχνότερα. Σύμφωνα με τις συχνές ερωτήσεις της ΑΑΔΕ, η ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B έγινε υποχρεωτική στις 2 Μαρτίου 2026 για τις επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα άνω του €1 εκατ. και γίνεται υποχρεωτική από τις 2 Νοεμβρίου 2026 για όλες τις υπόλοιπες, με μεταβατική περίοδο έως τις 31 Ιανουαρίου 2027. Αυτό έχει κάνει τις διασυνδέσεις τιμολόγησης συνηθισμένη γραμμή στις προσφορές.

Μεταφορά δεδομένων

Η μεταφορά δέκα ετών εγγραφών πελατών από το Excel και μια παλιά desktop βάση δεδομένων μπορεί άνετα να πάρει το 10–20% ενός έργου. Περιμένετε διπλοεγγραφές, ασυνεπή ΑΦΜ και τον ίδιο πελάτη γραμμένο «Παπαδόπουλος» στο ένα αρχείο και «Papadopoulos» στο άλλο. Κάποιος πρέπει να αποφασίσει ποια εγγραφή είναι η σωστή, και αυτός ο κάποιος είστε συνήθως εσείς.

Σχεδιασμός και εμπειρία χρήστη

Ένα εσωτερικό εργαλείο μπορεί να χτιστεί πάνω σε μια καθαρή, δοκιμασμένη βιβλιοθήκη components με ελάχιστο custom σχεδιασμό. Ένα portal στο οποίο συνδέονται οι πελάτες σας θέλει περισσότερη φροντίδα: ταυτότητα της επιχείρησης, layouts για κινητό, καθοδήγηση νέων χρηστών, κατανοητά μηνύματα σφάλματος και συχνά ελληνικό και αγγλικό περιβάλλον.

Συμμόρφωση, ασφάλεια και GDPR

Αν το σύστημα κρατά προσωπικά δεδομένα, εφαρμόζεται ο GDPR. Το άρθρο 32 ζητά κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για επίπεδο ασφάλειας ανάλογο με τον κίνδυνο, και το άρθρο 28 απαιτεί σύμβαση με όποιον επεξεργάζεται τα δεδομένα για λογαριασμό σας, όπως ο developer ή ο πάροχος hosting. Στην πράξη αυτό συνήθως σημαίνει πρόσβαση βάσει ρόλων, αρχεία καταγραφής ενεργειών, κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας, κανόνες διατήρησης δεδομένων και γραπτή σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων. Τα δεδομένα υγείας ή τα οικονομικά δεδομένα ανεβάζουν τον πήχη ακόμα ψηλότερα. Μια προσφορά που δεν αναφέρει πουθενά τίποτα από αυτά είτε τα έχει κρύψει στην τιμή είτε τα έχει αφήσει έξω.

Σταθερή τιμή, χρέωση με τον χρόνο ή παράδοση σε φάσεις

Για τις περισσότερες ελληνικές ΜμΕ, η παράδοση σε φάσεις είναι η λογική προεπιλογή. Η πρώτη φάση είναι μια αμειβόμενη ανάλυση μίας έως τριών εβδομάδων που καταλήγει σε γραπτές προδιαγραφές, λίστα οθονών και εκτίμηση που μπορείτε να δώσετε σε οποιονδήποτε προμηθευτή. Η δεύτερη φάση είναι η μικρότερη εκδοχή που λύνει ένα πραγματικό πρόβλημα. Οι επόμενες φάσεις προσθέτουν ό,τι αποδεικνύει η πραγματική χρήση ότι χρειάζεται. Σε κάθε βήμα κρατάτε λογισμικό που δουλεύει, όχι μια μισοτελειωμένη υπόσχεση.

Τα κόστη που έρχονται μετά την παράδοση

Το κόστος ανάπτυξης είναι το ορατό κομμάτι. Σε πέντε χρόνια, τα λειτουργικά κόστη μπορεί να το φτάσουν. Προβλέψτε τα από την πρώτη μέρα:

• Hosting και υποδομή: περίπου €20–€300 τον μήνα για τις περισσότερες εφαρμογές ΜμΕ, για server ή cloud πλατφόρμα, βάση δεδομένων, αντίγραφα ασφαλείας και αποθήκευση αρχείων. Περισσότερα για βαριά επεξεργασία δεδομένων ή μεγάλη κίνηση.
• Συντήρηση: ένας συνηθισμένος εμπειρικός κανόνας είναι 15–20% του κόστους ανάπτυξης τον χρόνο, για ενημερώσεις ασφαλείας, αναβαθμίσεις βιβλιοθηκών, μικροδιορθώσεις και για να συνεχίσουν να δουλεύουν οι διασυνδέσεις όταν τρίτοι αλλάζουν τα API τους.
• Υποστήριξη: ποιος απαντά όταν ένας χρήστης δεν μπορεί να συνδεθεί Δευτέρα πρωί τον Αύγουστο; Συμφωνήστε γραπτώς χρόνους απόκρισης.
• Άδειες και χρεώσεις χρήσης: αποστολή email, SMS, χάρτες, χρεώσεις παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, προμήθειες payment gateway, χρήση AI API.
• Παρακολούθηση: έλεγχοι διαθεσιμότητας, καταγραφή σφαλμάτων και αντίγραφα ασφαλείας που έχουν δοκιμαστεί. Φθηνά για να στηθούν, ακριβά αν τα παραλείψετε.
• Νέες λειτουργίες: το λογισμικό που χρησιμοποιείται, επεκτείνεται. Κρατήστε έναν μικρό ετήσιο προϋπολογισμό για βελτιώσεις.

Ένα παράδειγμα με νούμερα: ένα portal των €30.000 με hosting €100 τον μήνα και ετήσια συντήρηση 18% κοστίζει περίπου €6.600 τον χρόνο για να λειτουργεί (€1.200 hosting συν €5.400 συντήρηση), πριν από νέες λειτουργίες και ΦΠΑ.

Ενδεικτικός προϋπολογισμός για ένα B2B portal παραγγελιών

Ένα υποθετικό παράδειγμα: μια επιχείρηση διανομής στη Βόρεια Ελλάδα θέλει ένα portal όπου περίπου 200 πελάτες λιανικής δίνουν παραγγελίες, κατεβάζουν τιμολόγια και παρακολουθούν παραδόσεις, συνδεδεμένο με το υπάρχον ERP της. Ένας ενδεικτικός προϋπολογισμός θα μπορούσε να μοιάζει κάπως έτσι.

Πώς μειώνετε το κόστος χωρίς να θυσιάσετε την ποιότητα

1. Ξεκινήστε από τη μικρότερη εκδοχή που λύνει πραγματικό πρόβλημα. Αν οι παραγγελίες έρχονται από το τηλέφωνο και χάνονται, η πρώτη έκδοση είναι καταχώριση παραγγελιών και παρακολούθηση κατάστασης, όχι πρόγραμμα επιβράβευσης.
2. Χωρίστε τις φάσεις με βάση την αξία, όχι τα modules. Παραδώστε πρώτα ό,τι γλιτώνει τις περισσότερες ώρες, μετρήστε το και μετά αποφασίστε την επόμενη φάση.
3. Χρησιμοποιήστε δοκιμασμένα components. Η σύνδεση χρηστών, οι πληρωμές, τα email, η δημιουργία PDF και τα admin panels δεν χρειάζεται να γραφτούν από το μηδέν. Οι καλοί developers τα συναρμολογούν και γράφουν custom κώδικα μόνο εκεί όπου η διαδικασία σας είναι πραγματικά μοναδική.
4. Κρατήστε τα έτοιμα εργαλεία που δουλεύουν. Το λογιστικό σας πρόγραμμα μάλλον μένει. Η διασύνδεση είναι φθηνότερη από την αντικατάσταση.
5. Καθαρίστε τα δεδομένα σας πριν από τη μεταφορά. Ένα απόγευμα που θα αφιερώσετε εσωτερικά στο να σβήσετε τις διπλοεγγραφές από τη λίστα πελατών γλιτώνει πληρωμένες μέρες developer.
6. Ορίστε έναν άνθρωπο που αποφασίζει. Τα έργα όπου τρεις άνθρωποι δίνουν αντικρουόμενα σχόλια αργούν περισσότερο και κοστίζουν περισσότερο.
7. Ελέγξτε αν υπάρχει δημόσια χρηματοδότηση. Η Ελλάδα έχει τρέξει δράσεις ΕΣΠΑ για τον ψηφιακό μετασχηματισμό ΜμΕ στην προγραμματική περίοδο 2021–2027, όπως τη Δέσμη Δράσεων «Ψηφιακός Μετασχηματισμός ΜμΕ», της οποίας οι αιτήσεις έκλεισαν τον Μάρτιο του 2024. Οι επιλέξιμες δαπάνες, τα ποσοστά και οι ημερομηνίες ορίζονται σε κάθε πρόσκληση, οπότε ελέγξτε το espa.gr για ανοιχτές προσκλήσεις ή ρωτήστε τον λογιστή σας πριν υπογράψετε οτιδήποτε.

Πώς συγκρίνετε προσφορές λογισμικού

Οι προσφορές για το ίδιο έργο μπορεί άνετα να διαφέρουν τριπλάσια ή και παραπάνω. Αυτό συνήθως δεν είναι ούτε απληστία ούτε φιλανθρωπία: οι προμηθευτές κατάλαβαν διαφορετικά έργα. Κάντε τις προσφορές συγκρίσιμες:

• Στείλτε σε όλους την ίδια γραπτή περιγραφή, με τη λίστα οθονών, τους ρόλους και τις διασυνδέσεις.
• Ζητήστε από κάθε προμηθευτή να γράψει ρητά τις παραδοχές και τις εξαιρέσεις του.
• Ζητήστε την εκτίμηση ανά φάση ή module, σε ημέρες εργασίας.
• Ρωτήστε σε ποιον ανήκουν στο τέλος ο πηγαίος κώδικας, η βάση δεδομένων και οι λογαριασμοί hosting.
• Ρωτήστε τι γίνεται μετά την παράδοση: περίοδος εγγύησης, όροι συντήρησης, χρόνοι απόκρισης.
• Ζητήστε να δείτε λογισμικό σε λειτουργία που έχουν φτιάξει και συντηρούν, όχι μόνο websites.

Και μετά συγκρίνετε τα ομοειδή. Μια προσφορά 40% φθηνότερη που εξαιρεί τη μεταφορά δεδομένων, τον έλεγχο και τον πρώτο χρόνο υποστήριξης δεν είναι φθηνότερη.

Καμπανάκια σε μια πρόταση λογισμικού

• Σταθερή τιμή μετά από ένα μόνο τηλεφώνημα, για οτιδήποτε μεγαλύτερο από ένα απλό εργαλείο.
• Καθόλου γραπτό εύρος έργου, ή ένα εύρος που είναι μία αόριστη παράγραφος.
• Ο προμηθευτής κρατά τον πηγαίο κώδικα ή τον φιλοξενεί σε λογαριασμούς στους οποίους δεν έχετε πρόσβαση.
• Καμία αναφορά σε αντίγραφα ασφαλείας, ενημερώσεις ασφαλείας ή GDPR.
• Όλα είναι «custom», ακόμα και η σύνδεση χρηστών και οι πληρωμές.
• Δεν γνωρίζετε ποτέ τους ανθρώπους που θα το φτιάξουν στην πράξη.
• Προπληρωμή 100%.

Πώς προσεγγίζει η Orya One τα έργα custom λογισμικού

Η Orya One χτίζει επιχειρησιακές πλατφόρμες, portals, dashboards και εσωτερικά εργαλεία για επιχειρήσεις σε όλη την Ελλάδα, από την Παραλία Κατερίνης, και μιλάτε απευθείας με τους ανθρώπους που γράφουν τον κώδικα. Συνήθως ξεκινάμε με μια σύντομη αμειβόμενη ανάλυση και μετά παραδίδουμε σε φάσεις, ώστε να έχετε νωρίς λογισμικό που δουλεύει και να αποφασίζετε το επόμενο βήμα με βάση την πραγματική χρήση. Μπορείτε να δείτε δουλειές για πελάτες και δικά μας προϊόντα, όπως το Tameio για έσοδα, έξοδα και κέρδος με μια ματιά, στη σελίδα με τα έργα. Το case study για το ERP πέντε καταστημάτων δείχνει ένα μεγαλύτερο έργο από την αρχή ως το τέλος, και μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για την υπηρεσία ανάπτυξης custom λογισμικού.

Αν έχετε μια διαδικασία που έχει ξεπεράσει τα spreadsheets, στείλτε μας μια σύντομη περιγραφή μέσα από τη φόρμα επικοινωνίας. Θα σας πούμε ειλικρινά σε ποιο εύρος είναι πιθανό να πέσει, και αν η ανάπτυξη είναι καν η σωστή κίνηση.